L’organisation d’un congrès demande de l’investissement mais aussi de l’énergie. Même avec les outils adéquats, il est parfois difficile de tout mettre en place surtout lorsqu’on n’a pas beaucoup d’expérience.  Heureusement, on peut solliciter l’aide d’une agence événementielle si le congrès se tenir à Dijon. Par ailleurs, ci-après quelques idées sur les étapes à suivre pour que tout se déroule sans encombre.

Que faire avant le congrès ?

La première étape consiste à choisir le thème en fonction des objectifs visés et des personnes ciblées. Il doit accrocher le public et le motiver à participer activement au congrès. Ensuite, il faut choisir le moment le plus opportun pour sa tenue : début de semaine, weekend, etc. Puis, il est nécessaire de préparer les divers supports de communication pour une large diffusion.

La deuxième étape consiste à établir la liste de tous les intervenants et celle des participants au congrès. Ensuite, il faut préparer tous les documents nécessaires à la manifestation. Et enfin, rédiger et envoyer les invitations afin que les participants puissent s’y préparer au plus tôt. C’est aussi le meilleur moment pour les publications sur les sites spécialisés et les réseaux communautaires si nécessaire.

L’organisation du congrès proprement dite le jour J

L’aide d’une agence événementielle à Dijon est toujours requise le jour du congrès puisqu’il reste encore beaucoup de tâches à accomplir : accueillir les intervenants et les invités, les installer à leur place, distribuer les badges et les documents nécessaires, mettre au point l’enregistrement vidéo de toutes les interventions pour l’archive ou encore pour une transmission en direct.

Les étapes à suivre après le congrès

Même après le congrès, il y a encore énormément de travail à faire. Le premier consiste à envoyer un email de remerciement à tous les participants et les intervenants. Ensuite, il faut mettre au point un questionnaire de satisfaction afin d’évaluer si l’événement leur a été bénéfique ou pas.

Et enfin, il faut étudier le retour sur investissement du congrès. Autrement dit, la manifestation a-t-elle permis d’atteindre le résultat escompté ou non. Ces données peuvent servir de base lors du prochain événement.