Se tourner vers une agence d’externalisation n’est pas un acte anodin. La multiplicité des tâches à faible à valeur ajoutée fait que ce type de prestataire est aujourd’hui incontournable. Mais de ce fait, vous devez être sûr que la société d’externalisation que vous avez désignée est le bon. Généralement, les entreprises optent pour des interlocuteurs installés dans votre ville ou votre pays. Et ça se comprend étant donné que la proximité géographique offre un certain nombre d’avantages. Mais est-ce vraiment la solution idéale ? Réponse dans les lignes qui suivent !
Une relation de confiance doit tout d’abord s’installer entre vous !
Plus qu’un simple prestataire de service, une agence d’externalisation doit se positionner comme un partenaire ayant pour objectif de vous accompagner vers la réussite. Ses services vont optimiser le développement de votre entreprise et vous permettront de vous recentrer sur votre véritable cœur d’activité.
Si vous voulez mener votre entreprise vers la réussite, l’écoute et la proximité sont incontournables. La société d’externalisation a le devoir de comprendre les risques liés à votre métier ainsi que les problématiques de votre entreprise. Mais cette réceptivité ne peut se concrétiser que par des échanges et des implications : visioconférence, réunions, appels téléphoniques, courriels…
Choisir une agence d’externalisation située sur votre région ou votre pays peut être bénéfique pour simplifier les rencontres physiques. De plus, vous aurez la possibilité de leur demander de vous visiter ou bien de faire le déplacement pour vérifier leurs locaux. Toutefois une question se pose : cette proximité géographique doit-elle forcément être incontournable ?
La réactivité et l’expertise, des critères non négligeables !
L’externalisation de métier est un processus trop sensible pour être délégué au premier prestataire qui vous tombe sous les yeux. Choisir une mauvaise agence de sous-traitance peut vous exposer à de nombreuses mésaventures : perte d’argent, perte de temps, baisse de performances…
Ainsi, la proximité géographique ne doit pas être le seul critère à prendre en compte. Si des agences locales vous proposent leurs services, pensez à les comparer avec d’autres acteurs plus éloignés géographiquement comme les sociétés offshores.
Les références de l’agence doivent être l’un des premiers éléments à considérer. Un partenaire de confiance doit pouvoir vous exposer plusieurs projets qu’ils ont menés à bien.
L’organisation de la société offshore est tout aussi indispensable. Imaginons par exemple que vous souhaitiez sous-traiter des travaux de rédaction web, l’agence d’externalisation doit mettre à votre disposition un chef de projet qui suit votre projet et coordonne la campagne de production de contenu. Bien sûr, si c’est le propriétaire de l’agence qui gère lui-même la supervision de votre projet, c’est encore mieux !
Une fois la personne identifiée, vous n’aurez qu’à vérifier son profil sur les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn ou Viadéo). Ses expériences professionnelles vous rassureront sur ses compétences à gérer l’externalisation de vos travaux de rédaction de contenu, de télé secrétariat, de comptabilité, etc.
De plus, sachez que les distances ne constituent plus une barrière depuis que les modes de communications battent leur plein : courriels, conférences téléphoniques, documents partagés dans le cloud… voilà autant de solutions pour rester en contact de façon permanente, même si la société offshore se situe à des milliers de kilomètres.
Le mot de la fin
Pour conclure cet article, la proximité géographique n’est en fin de compte qu’un facteur à la marge, qui vous permet de trancher en derniers recours 2 agences d’externalisations dont les professionnalismes et les références s’avèrent être équivalents. La qualité et l’expertise sont et resteront les meilleurs éléments à prendre en compte si vous voulez mener à bien votre projet d’externalisation. Le critère géographique et les prix, quant à eux, doivent rester des pistes anecdotiques.
